Kanban dorazil do filmového průmyslu

Pomocí Kanban Boards ve Webgate.io vám i vašemu týmu poskytujeme nový nástroj pro kolaborativní projektové řízení. Zaznamenejte jednotlivé fáze své práce, sledujte a optimalizujte svůj workflow a mějte neustále rychlý celkový přehled o postupu v každém jednotlivém projektu. Na první pohled uvidíte, kdo na čem pracuje a jak daleko jsou jednotlivé části vašeho projektu. Okamžitě rozpoznáte, kde je potřeba zasáhnout, kde jsou problémy, kde je třeba pomoci nebo v jaké fázi zpracování se nachází váš soubor, playlist apod.

Co je Kanban?

Kanban (japonsky znamení nebo karta) je metoda řízení práce, která původně vznikla u Toyoty v automobilovém průmyslu. Pomáhá týmům optimalizovat jejich workflow a procesy.

Kanban – snadný start pro váš filmový projekt

Kanban vám poskytuje přehled o úkolech a ukazuje, zda už práce na daném úkolu začala nebo byla dokončena.

Řekněme, že chcete dokončit část filmového projektu, například přípravu natáčení. S tímto cílem si můžete vytvořit board a pojmenovat jej například «Shoot Prep». Na tento board si ve formě karet zapíšete všechny úkoly související s tímto cílem. Každá karta představuje jeden úkol a každý úkol lze přiřadit členovi týmu. Karty si samozřejmě můžete přiřadit i sami sobě, pokud chcete danou práci udělat osobně.

Kanban pracuje se seznamy neboli sloupci, které reprezentují fáze procesu. Nejjednodušší forma Kanbanu má tři sloupce:

To Do

V tomto prvním sloupci jsou karty úkolů, které celému týmu ukazují, co je potřeba udělat.

Příklad: Pokud ještě nejsou finálně vybraná natáčecí místa a Production se musí rozhodnout pro lokaci «Farmhouse» z užšího výběru, měla by karta v To Do název «Select Farmhouse Location External» a možnosti by byly na kartě uvedeny buď v checklistu, nebo v přiloženém dokumentu. Díky tomu máte všechny informace o různých variantách lokací na jednom místě a na první pohled.

In Progress

Když člen týmu začne na úkolu pracovat, přiřadí kartu sobě a přesune ji do dalšího sloupce s názvem In Progress. Seznam v tomto sloupci ukazuje, na kterých úkolech se právě pracuje.

V našem příkladu by režisér zapsal své jméno na kartu «Select Farmhouse Location External» a případně by kartu přiřadil také producentům. Společně pak mohou prodiskutovat filmsety uvedené na kartě.

Done

Když je úkol dokončen, přesune se do sloupce Done, kde lze na kartě zaznamenat další informace a výsledky.

V našem příkladu se karta přesune do Done, jakmile režisér dosáhne dohody s producentem. V komentáři na kartě se zaznamená, který farmhouse byl vybrán. Celý tým tak ví, že lokace byly finalizovány a může si na kartě zobrazit výsledek.

Díky této agilní formě projektového řízení všichni vždy vidí, kdo na jakém úkolu pracuje a v jaké fázi se úkol nachází. Metoda zajišťuje efektivní rozdělení úkolů mezi členy týmu, vysokou transparentnost a rychlejší projektové iterace. Zabraňuje redundantní a paralelní práci.

Jak to ve Webgate přesně funguje?

V našem příkladu jsme mluvili o přiřazeních, checklistech a přílohách, kterým se podíváme podrobněji na zoubek níže. Jednou z výhod virtuální karty je, že na ni lze přidat neomezené množství informací, na rozdíl od analogové verze – Post-It.

Přiřazení lidí ke kartě

Filmový tým se skládá ze specialistů z různých oddělení, proto dává smysl vědět už při vytváření úkolu, kdo za něj bude odpovědný. Odpovědné osoby se zaznamenají přímo na kartu, aby všichni v týmu věděli, za co kdo odpovídá. Úkoly lze zpočátku vytvořit i bez přiřazené osoby a ten, kdo úkol převezme, si své jméno na kartu doplní později. Pokud se za úkol necítíte odpovědní, můžete své jméno z karty odstranit a přiřadit úkol někomu jinému.

Checklisty

Checklisty jsou seznamy položek, které lze odškrtávat. Jsou to vlastně To Do seznamy uvnitř karty. Umožňují definovat různé dílčí úkoly nebo požadavky.

Úkoly můžete rozdělit například do více checklistů, a tím vytvořit vlastní checklisty pro různé osoby. Na progress baru na kartě pak kdykoli uvidíte, kolik úkolů je hotových.

Labels

Labels umožňují zvýraznit nebo kategorizovat karty i mimo jednotlivé sloupce. Například lze karty označit label «Legal Department», pokud je k dokončení úkolu potřeba právní schválení. Oblíbený label je také například «Blocked», který naznačuje, že je potřeba více informací, než bude možné na úkolu začít pracovat.

Feedback a komentáře

Vyměňujte si s kolegy komentáře na kartách. Diskutujte konkrétní témata a shromažďujte feedback na jednom centrálním místě.

Označujte v komentářích osoby (@name), aby byly automaticky upozorněny, a vyhněte se e-mailovému chaosu. Odebírejte mapy a boards, abyste byli informováni o všech aktivitách.

Další funkce komentářů

Přílohy

Ke kartě lze připojit soubor, playlist, galerii, zip soubor nebo dokument, aby podtrhoval obsah karty nebo poskytl důležité informace. Na kartu lze propojit veškerý obsah z Webgate Browseru.

Přejeďte přes playlisty nebo galerie a zobrazí se preview jejich obsahu. Přístup k obsahu získají pouze uživatelé s potřebnými oprávněními.

Archivace dokončených úkolů

Když je úkol dokončen, můžete ho přesunout do archivu. Úkol tak zmizí z vašeho Kanban boardu a uloží se do archivu. Důležité informace a data se neztratí a lze je kdykoli prohlížet a procházet v archivu.

Funkce archivu se hodí také během «Daily Stand Up» – vašeho každodenního týmového briefingu. Tým se obvykle schází před Kanban boardem a probírá všechny úkoly a jejich aktuální stav. Pokud je například sloupec «Done» zaplněný mnoha kartami, lze je pomocí kontextového menu sloupce archivovat najednou.

Proč Kanban Boards a proč ve Webgate?

Kanban board pomáhá vám i vašemu týmu vizualizovat a sledovat práci. Níže ukazujeme, jak vám technika Kanban může pomoci a optimalizovat vaši práci na různých příkladech workflow z filmového průmyslu.

Kanban pro Dailies oddělení v labu

Kanban ve VFX

Kanban pro Postproduction Supervisora

Členové boardu a jejich práva

Spolupráce na Webgate Boardu je podobná spolupráci ve Webgate Browseru. Uživatel Webgate s rolí «Project Admin» může vytvářet boards. Všichni další Project Admins a Customer Admins jsou pak automaticky přidáni k boardu. Všichni ostatní členové pak mohou být na board pozváni, ať už interní nebo externí.

Každý člen boardu může vytvářet a mazat karty a přiřazovat karty kolegům z týmu. Všichni členové boardu vidí komentáře na kartách. Členové boardu mohou odebírat jednotlivé karty i celé boards, aby byli informováni o novinkách. Obsah propojený v kartách z Browseru (např. playlisty, obrázky, …) se zobrazuje pouze uživatelům, kteří k tomuto obsahu mají přístup. Přístup k obsahu získají kliknutím na příslušný soubor ve Webgate Browseru. Neoprávněným uživatelům se zobrazí zpráva, že tento obsah není dostupný. Všichni uživatelé mají přístup ke komentářům, popisům karet a checklistům, aby zůstali informováni o novinkách a dílčích úkolech.

Komunikace a feedback loops

Všichni členové týmu mají ke boardu přístup kdykoli a odkudkoli, takže jsou vždy up to date a informovaní. To je obzvlášť důležité pro týmy rozprostřené po celém světě.

TIP: Každý člen týmu sice může sledovat postup boardu sám, ale doporučujeme pravidelná krátká (online) setkání, při kterých každý stručně popíše, na které kartě právě pracuje. Krátké týmové setkání obvykle nemusí trvat déle než 10–15 minut.

100% GDPR compliant Kanban Boards

Vaše data jsou u nás v bezpečí. Všechny naše servery jsou certifikovány podle ISO 27001 a nacházejí se v EU. Pravidelné bezpečnostní audity potvrzují naši vysokou úroveň zabezpečení.

Teď jste na řadě vy

Vy a váš tým víte nejlépe, co se ve vašem workflow děje. Proto si nastavte svůj Kanban board tak, jak to považujete za nejlepší. Kanban board ve Webgate vám i vašemu týmu umožňuje udržet si celkový přehled o postupu jednotlivých úkolů, zviditelnit úkoly a ukázat, co je ještě potřeba dokončit, kdo na čem pracuje a co už je hotové.

Budeme rádi za vaši Feedback! Dejte nám vědět, jak nové boards používáte a co by se dalo ještě zlepšit, aby se daly lépe integrovat do vašeho workflow.

Začít bezplatnou zkušební verzi